Le métier de formateur est incontestablement réglementé et est de facto soumis à plusieurs exigences. Plus précisément, il ne s’agit pas seulement d’accompagner les apprenants et de transmettre des compétences. Ce métier requiert également beaucoup de rigueur en termes de gestion et d’organisation. Entre la démarche Qualiopi, la gestion comptable et l’administration, les productions de documents, le suivi des stagiaires, le bilan pédagogique… il y a vraiment de quoi affoler les plus procéduriers des centres de formation. Pourtant, jusqu’à aujourd’hui, certains d’entre eux préfèrent tout gérer à la main, pas au papier et crayon, mais en tout cas de manière non automatisée/optimisée. Mais quoi qu’il en soit, les centres de formation peuvent-ils vraiment se passer des logiciels de gestion ? Décryptage…
L’utilisation de logiciel de gestion de la formation professionnelle n’est pas obligatoire, mais fortement recommandée
La conceptualisation, la production ainsi que l’application des modules d’apprentissage pour les stagiaires sont les principales missions d’un centre de formation. Mais si l’on y additionne les différentes exigences réglementaires et tâches chronophages jalonnant l’organisation de l’enseignement lui-même, tout peut rapidement devenir un véritable calvaire. C’est ainsi la raison pour laquelle de nombreux organismes de formation ont fait le choix d’abandonner la gestion « traditionnelle » au profit de celle qui est automatisée et digitalisée et font le choix d’investir dans un logiciel de gestion des organismes de formation. Donc, pour répondre à la question, bien qu’aucune législation n’impose l’utilisation de logiciels de gestion, il est dans l’intérêt des centres de formation de placer ces solutions au cœur de leur stratégie. Nous allons énumérer dans ce qui suit les bonnes raisons de le faire.
S’inscrire dans une démarche de qualité continue dans le cadre de Qualiopi à l’aide d’un logiciel de gestion
Si vous avez un centre de formation, ou si vous êtes sur le point d’en créer un, vous pouvez vous appuyer sur les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de la formation pour vous conformer aux critères RNQ (Référentiel national qualité), et donc passer haut la main votre audit « Qualiopi ». Autrement dit, un tel outil sera votre meilleur allié et vous aidera à vous inscrire dans une démarche de qualité et d’efficacité sur le long terme. Beaucoup d’entre eux, dont Dendreo principalement, intègre dans leur panel de fonctionnalités une grille de travail Qualiopi qui inclut des conseils avisés d’un auditeur Qualiopi certifié.
Dévoilée par le ministère du Travail le 7 novembre 2019, Qualiopi est la seule certification qui vous permettrait de bénéficier des fonds de financements pour les formations que vous dispensez. Le RNC comporte au total 7 critères de qualité sous-divisés en 32 indicateurs pour lesquels vous devez préciser vos process. 22 d’entre eux concernent tous les organismes de formation et les 10 restants ne concernent que certains cas.
Notez que même si vous êtes déjà certifié Qualiopi, votre centre de formation fera de nouveau l’objet d’un audit de surveillance 3 ans plus tard. Un inspecteur passera alors au crible votre démarche depuis le tout premier audit. Dans ce contexte, vous n’aurez rien à craindre puisque le logiciel vous aidera au quotidien dans la gestion de votre démarche d’amélioration continue dans le cadre Qualiopi.
Améliorer le suivi qualité de ses formations
En vous conformant aux critères RNQ, vous vous inscrivez automatiquement dans une démarche d’amélioration de la qualité de vos prestations. Le logiciel de gestion vous accompagne, à travers son lot de fonctionnalités liées au contenu des formations (allant de la création de modules à l’envoi d’évaluations personnalisées) dans l’amélioration drastique du suivi qualité des prestations que vous proposez. Vous pouvez vous appuyer sur ces fonctionnalités pour mesurer la qualité de vos formations avec des indicateurs pertinents, mais aussi pour analyser leur retour sur investissement. En parallèle, l’outil de gestion vous offre la possibilité de mesurer la satisfaction à chaud et à froid de vos stagiaires.
Parce que l’État souhaite garantir plus de visibilité sur les formations proposées, ce suivi qualité est devenu incontournable pour tout formateur indépendant, organisme de formation et prestataire du développement des compétences (PAC).
Se conformer à la législation en vigueur avec un logiciel de gestion pour centre de formation
Au-delà de la démarche Qualiopi, en ayant recours à un logiciel de gestion, lequel est développé de façon à être en accord avec la loi, vous pouvez vous assurer d’être toujours à l’affût des nouvelles obligations qui émergent chaque année. Autrement dit, la veille législative qu’induit le métier de formateur a poussé les éditeurs à adapter leurs solutions aux différentes réglementations, et cela, grâce à la mise en place de nombreuses mises à jour. La création des documents réglementaires devient alors plus aisée grâce au logiciel de gestion. Vous profitez de surcroît d’un suivi digitalisé et automatisé de votre bilan pédagogique et bilan financier.
Gain de temps et d’efficacité opérationnelle
Investir dans un logiciel de gestion, c’est faire le choix d’automatiser toutes les tâches chronophages, répétitives, y compris celles qui sont sans valeur ajoutée, ce qui permet bien évidemment un gain de temps considérable. C’est aussi se permettre de centraliser en un seul endroit toutes les données de votre centre de formation. Vous vous évitez par conséquent des erreurs et pouvez facilement vous concentrer davantage sur le cœur de votre activité ainsi que vos missions stratégiques pour être plus productif : former et développer les compétences.
Entre autres, grâce à un logiciel de gestion, vous pouvez automatiser et digitaliser la gestion des modalités d’organisation de vos formations.
Vous allez pouvoir mettre en avant vos prestations, améliorer votre gestion administrative (catalogue en ligne, CRM, agenda, suivi des dossiers, feuille d’émargement, financements…), la génération, la signature électronique et l’archivage par QR code de vos documents, la signature des contrats, l’envoi des e-mails, la planification et la gestion des questionnaires d’évaluation, la production des attestations, le remplissage de votre bilan financier et pédagogique, etc. En plus de ces fonctionnalités, sachez qu’il vous est possible de connecter d’autres logiciels avec votre logiciel de gestion grâce à la fonctionnalité API.
Un logiciel de gestion aide et supporte les ressources humaines
D’abord, il faut dire que les logiciels de gestion dédiés aux centres de formation ne remplacent en aucun cas les femmes et les hommes. Le rôle d’un logiciel de gestion dédié aux centres de formation est de faciliter et d’accélérer le travail de l’équipe administrative, commerciale et financière. Les logiciels les plus puissants sont en réalité de véritables plateformes de solutions automatisées couvrant 100% des problématiques quotidiennes des centres de formation professionnelle. Placé au cœur de votre stratégie, un logiciel de gestion vous permet d’économiser beaucoup de temps (environ 1 ETP à l’année pour une solution comme Dendreo) et donc d’améliorer les conditions de travail de chacun.
Profiter d’un bureau virtuel
Une solution de gestion des formations vous permet de simplifier, structurer et archiver les échanges entre votre centre de formation, les stagiaires et les formateurs. Gestion des agendas de chacun, cahier de textes, feuille d’émargement, partage de supports de formation, envoi et réception des convocations, gestion des salles, notes, signature électronique de documents, questionnaire de satisfaction, gestion 360° de vos formateurs… tout est accessible en seulement quelques clics sur votre plateforme de travail. Vous bénéficiez aussi de circuits de validation entièrement sécurisés visant à dématérialiser la circulation des informations. Sachez qu’en simplifiant les échanges grâce à votre logiciel de gestion, vous structurez votre communauté tout en augmentant les performances de votre centre de formation.
Développer son activité commerciale
Un logiciel de gestion des organismes de formation se doit de vous proposer un module CRM vous permettant de piloter vos opportunités, et donc de gagner des affaires. Avec cette solution digitale, il est facile de suivre de plus près votre pipeline commercial ainsi que les statistiques commerciales, ce qui va par conséquent booster l’efficacité commerciale de votre centre de formation. Vous profitez aussi d’un catalogue des formations en ligne pour présenter vos offres de formations et développer vos ventes de prestations et de formation et avez la possibilité de mettre à disposition de vos clients un espace intuitif leur permettant d’effectuer leur demande de formation directement en ligne.
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