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Ostéopathe : comment optimiser votre agenda professionnel ?

ostéopathe téléphone
 
Le monde professionnel est inondé par des solutions numériques de plus en plus performantes. Ce développement technologique impacte tous les secteurs d’activité. Ainsi, vous pouvez choisir désormais des outils numériques pour réussir la gestion de la patientèle de votre cabinet d’ostéopathie. Découvrez ici les possibilités qu’offrent un logiciel agenda professionnel pour ostéopathe, ainsi que d’autres astuces pratiques.
 

La gestion d’un cabinet d’ostéopathie via un logiciel

 
La gestion complète de son cabinet est fastidieuse pour tout professionnel. Les journées d’un ostéopathe se partagent entre l’organisation des rendez-vous, la réception des patients en consultation, leur suivi et les formalités afférentes. Pour assumer toutes ces tâches, le praticien peut envisager de tout gérer par lui-même ou d’embaucher un collaborateur pour l’épauler. Cette dernière option est particulièrement coûteuse et représente un poids considérable sur la comptabilité d’un cabinet d’ostéopathie.

Heureusement, l’ostéopathe peut tirer le meilleur parti de son agenda chargé en s’appuyant sur des outils innovants et adaptés à ses besoins. Il existe en effet des solutions logicielles développées par des fournisseurs spécialisés pour répondre entre autres à cette difficulté de gestion de temps. En investissant dans un tel logiciel, le professionnel s’assure de la gestion de presque toutes ses charges annexes. Il se concentre donc entièrement à l’essentiel. L’option du logiciel pour ostéopathe s’avère donc particulièrement judicieuse pour la bonne gestion des activités d’un cabinet d’ostéopathie.

 
logiciel gestion cabinet ostéopathe
 

Quelles sont les fonctionnalités que propose un logiciel pour ostéopathe ?

 
Divers types de logiciels sont proposés aux ostéopathes en raison de certaines spécificités qui relèvent soit de leurs propres prérogatives, soit du volet technique. Ainsi, certains logiciels contiennent plus de fonctionnalités que d’autres. Mais de manière générale, on retrouve combinées au sein du logiciel les trois fonctionnalités majeures suivantes :

  • un agenda pour la gestion des rendez-vous,
  • un outil de suivi des patients qui collecte et sauvegarde les données liées à chaque patient de façon spécifique,
  • une application de comptabilité qui gère les transactions et les comptes du cabinet.

Ces trois fonctionnalités regroupées dans le même logiciel vous permettent de synchroniser l’ensemble des données collectées par votre cabinet d’ostéopathie. Vous avez non seulement toutes les informations relatives à un patient à portée de clic, mais également la possibilité de les organiser de manière professionnelle.
 

Comment fonctionne un agenda professionnel ?

 

Systématiquement intégré à tous les logiciels proposés, l’agenda est le pilier de la gestion de cabinet.

À travers ses fonctions, il facilite le travail de l’ostéopathe, simplifie le contact du patient et maintient un flux constant de patients à travers la visibilité qu’il génère. Il intègre diverses fonctions, dont la gestion des rendez-vous, des appels et des SMS entre l’ostéopathe et sa patientèle. Avec ce type d’outils, vos patients peuvent prendre rendez-vous directement en ligne en quelques clics. Il génère automatiquement les plages de disponibilité du praticien ou de ses collaborateurs et le propose au patient qui s’y insère. Ce type d’outil a la particularité de rapprocher le cabinet de sa patientèle et de faciliter la tâche au patient dans son parcours de prise de rendez-vous.
 

À quoi sert l’outil de suivi des patients ?

 
Cet outil est une base de données qui regroupe les fiches patients de tout le cabinet. Elle est le plus souvent hébergée par un serveur sécurisé afin de garantir la sûreté des données personnelles qui s’y trouvent. L’outil permet une meilleure organisation des informations parce que celles-ci sont saisies de manière intuitive. En à peine quelques clics (en fonction du logiciel), vous accédez à tout l’historique des interventions liées à un patient. Il est également possible de recevoir des informations d’un confrère ou de les lui envoyer via cet outil. Cette synchronisation facilite non seulement les diagnostics, mais surtout, elle permet d’améliorer les traitements administrés à chacun des patients reçus.
 

Que fait l’application de facturation et de comptabilité ?

 
C’est une fonction capitale du logiciel pour ostéopathe. Elle permet l’édition automatique des factures de vos prestations et leur envoi par mail. Le plus impressionnant, c’est que cet outil produit des documents authentiques, comportant toutes les mentions légales. Il est capable de générer une déclaration 2035, d’établir l’historique de vos dépenses, recettes et immobilisations, de gérer vos archives et d’exporter votre comptabilité numérique vers votre expert ou agence comptable. De manière succincte, il permet la réduction de la charge de travail afin de vous libérer entièrement pour vos patients.

Par ailleurs, certains logiciels intègrent dans les fonctionnalités proposées une option visant à optimiser votre site internet afin de développer votre patientèle. Il s’agit d’une option intéressante parce qu’elle permet de multiplier le chiffre d’affaires du cabinet en créant les conditions nécessaires à la conquête de nouveaux patients. En effet, l’optimisation augmente la visibilité du cabinet en ligne. Vous apparaissez ainsi dans les meilleurs résultats des moteurs de recherche. Or, plus de 85 % des internautes ne cliquent que sur les liens situés en première page.

consultation ostéopathe agenda rendez-vous

 

Comment choisir votre logiciel agenda professionnel ?

 
Plusieurs critères déterminent le choix du logiciel agenda dont votre cabinet a besoin. Le premier est relatif à la constitution de l’équipe qui a travaillé à sa conception. En effet, certains logiciels sont conçus par des techniciens certes excellents, mais ne répondent pas efficacement aux réalités quotidiennes des ostéopathes. Il est donc préférable de se fier à un logiciel sur lequel une équipe de praticiens ostéopathes a travaillé en collaboration avec l’équipe technique. Ainsi, vos exigences majeures seront prises en compte et son utilisation sera plus facile.

De plus, vous devez tenir compte de la garantie de sécurité proposée par le logiciel agenda qui vous intéresse. Gardez à l’esprit le fait que vos données et celles de vos patients doivent être effectivement protégées. Ainsi, assurez-vous que l’hébergement de votre agenda est géré par une société disposant des certifications HDS, ISO 27001 et RGPD. Ces homologations attestent de l’utilisation des technologies les plus sophistiquées dans la gestion de données sensibles telles que les informations de votre patientèle.

Par ailleurs, le logiciel doit pouvoir être affiché sur les supports dont vous disposez. Il faut vérifier que vous pouvez l’utiliser sur les ordinateurs, smartphones et autres dispositifs technologiques que vous possédez. Pour cela, il est impératif d’exiger une période d’essai. La plupart des logiciels disponibles le proposent gratuitement. Cela vous permettra de vous assurer que l’agenda est à votre goût. Si vous le trouvez complexe ou peu intuitif, laissez tomber et essayer autre chose. Prenez également le soin de vérifier que les mises à jour sont disponibles et que les fonctionnalités proposées sont efficaces.

Enfin, il faut tenir compte du prix auquel le logiciel vous est proposé. S’il est vrai que la gestion efficace de vos rendez-vous n’a pas de prix, il n’en demeure pas moins vrai que le coût devra être raisonnable pour vous permettre de l’assumer. Un logiciel de gestion de cabinet coûte en moyenne 600 euros par an par praticien. Tenez compte de cette moyenne pour effectuer votre choix.

ostéopathe logiciel
 

D’autres astuces pour optimiser votre agenda

 
En dehors des logiciels de gestion de cabinet, il existe d’autres façons de se défaire de certaines tâches. La plus simple est de responsabiliser une ou plusieurs personnes en leur confiant certaines de vos responsabilités. Il s’agit donc de faire appel à des compétences spécifiques par rapport à des tâches spéciales.
 

Embauchez un télésecrétaire

 
La plus grosse difficulté d’un praticien est la gestion téléphonique de son cabinet. Interrompre une consultation pour recevoir un appel téléphonique n’est vraiment pas l’idéal. Il est impossible de maintenir sa patientèle en ayant de telles pratiques. S’il ne s’agit donc que de la gestion de vos appels, vous pouvez vous référer à un télésecrétariat. Son rôle est de recevoir vos appels téléphoniques, de gérer vos rendez-vous et d’apporter l’assistance nécessaire à vos patients. Cela coûtera à votre cabinet en moyenne 1 euro par appel reçu. En fonction du flux téléphonique, votre facture peut atteindre 700 à 1000 euros.
 

Engagez un secrétaire pour son cabinet

 
Les prérogatives d’un secrétaire sont plus étendues que celles d’un télésecrétaire. Il s’agit d’un employé dont les rôles dépendent des besoins du cabinet. Mais il lui incombe inexorablement la gestion des flux téléphoniques. Il répond au téléphone, organise les rendez-vous du praticien et oriente ses patients. Toutefois, il peut également s’occuper de la gestion logistique du cabinet. Il peut se charger d’approvisionner le cabinet en consommables, de s’assurer de la légalité des achats effectués et d’avoir un œil sur la gestion comptable. Ainsi, le praticien se trouve beaucoup plus libre et s’occupe mieux de ses patients. Mais tout ceci a un prix. À temps plein, ce type d’employé coûtera au cabinet environ 2000 euros.
 

Recrutez des assistants médicaux

 
En fonction de la masse de travail que vous effectuez par rapport au nombre de patients qui vous sollicite, vous pouvez envisager le recrutement d’assistants médicaux. C’est un corps de soutien chargé de la prise en charge des patients. Même si leurs compétences sont limitées, ils sont capables d’assurer les tâches basiques qui peuvent retarder le praticien dans son travail. Il s’agit entre autres de l’enregistrement des constantes biologiques, ou de la prise des mesures qui seront nécessaires lors de la consultation. Ils allègent ainsi votre agenda et vous permettent de rester concentré uniquement sur le plus important. En ce qui concerne le coût, il s’élève en moyenne en 2000 euros par assistant par mois.

Pour bien gérer votre cabinet d’ostéopathie, la solution la plus complète et la moins coûteuse est l’installation d’un logiciel de gestion de cabinet. Si vous voulez déléguer uniquement la gestion téléphonique de votre cabinet, l’option du télésecrétariat sera suffisante. En revanche, s’il faut déléguer d’autres tâches, telles que la gestion administrative et comptable, il faudra envisager de recruter un secrétaire à temps plein pour le cabinet. Vous pourrez également avoir besoin d’assistants médicaux selon vos besoins.


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